צריך לקבל שתי הרשאות:

1. הרשאה כללית לביצוע גביה (נותנים פעם אחת)

2. הרשאה לגישה למעסיק ספציפי לצורך גביה (כל מעסיק חדש נכנס ללא הרשאות)

לנתינת הרשאות יש לבצע את הצעדים הבאים:

1. להפעיל אדמין: תפריט ראשי של המחשב >> כל התכניות >> Rubicon >>  להקליק על Admin

        יעלה מסך כניסה - יש להזין סיסמא (במידה וקיימת) ולהקליק אישור - ייפתח מנהל רוביקון:

2. להקליק על כפתור "משתמשים" בתפריט העליון

3. לעמוד על שם המשתמש לו צריך לתת הרשאה בחלונית תחתונה ימנית.

4. בצד שמאל אפשר לסמן הרשאה "גישה למערכת גביה" אם חסרה - ולהקליק "החל".

5. להקליק על כפתור "תאגידים" בתפריט העליון. תוכן של חלונית שמאלית יוחלף לרשימת תאגידים.

6. לסמן את התאגיד הרצוי או להקליק על "בחר הכל". במידה והבחירה השתנה יופיע כפתור "החל".

7. להקליק על "החל"