גביה למעסיק

גביה בהתאם לתקנות משרד האוצר מתבצעת בשלבים הבאים:

1. עדכון פרטים כלליים (אם טרם עודכן)

דיווח ליצרנים/מסלקה מחייב העברת פרטי השולח, לכן עליכם למלא את הפרטים כמפורט במסמך זה.

עדכון פרטי סוכנות

ניטוב למסך הרלבנטי:
מסך ראשי של רוביקון >> תפריט עליון >> תוכניות שירות >> נוספות >> לשונית "טבלאות עזר (בחלק עליון של החוצצים)" >> כפתור "סוכנויות".
חובה להגדיר לפחות סוכנות אחת.

עדכון פרטי משתמש

ניטוב למסך הרלבנטי:
מסך ראשי של רוביקון >> תפריט עליון >> תוכניות שירות >> עדכון פרטי משתמש.
חשוב למלא פרטי המשתמש ולשייכו לסוכנות מתאימה בעזרת המסך שיקפוץ.

2. התאמת הנתונים ליצרנים:

דרך הכי יעילה לשמור על נכונות הנתונים מול היצרנים היא לבצע קליטת פרודוקציה עדכנית מדי חודש. מבחינת דיווח עבור מעסיקים יש לשים לב במיוחד לתקינות הנתונים הבאים:
  • שיוך פוליסות ליצרן: תחת אותו גוף שולט ייתכנו גופים מנהלים (יצרנים) שונים, למשל: הפניקס חברה לביטוח בע"מ, הפניקס פנסיה וגמל בע"מ וכו'. חשוב בהחלט שבכל פוליסה יהיה מוגדר היצרן הנכון.
  • מספר קופה באוצר (מ"ה): בפוליסות ביטוח שדה זה לא רלבנטי, אך בקרנות פנסיה, קופות גמל, וקרנות השתלמות הנו שדה חובה. 
  • סוג מוצר: ערך בשדה זה חייב להיות מסונכרן עם היצרן
  • מספר פוליסה: חשוב שהמספר יופיע במערכת בדיוק כמו אצל היצרן.
השדות הנ"ל מהווים בסיס לזיהוי תקין של המוצר אצל יצרנים. חוסר התאמה בהם יגרום לתקלות בקליטת הדיווח ע"י היצרן.

חשוב שבמערכת לא יהיו כפילויות במספרי פוליסות ומספרי זהות.

שימו לב: חלק של נתונים שמתעדכנים מפרודוקציה או ידנית בכרטי לקוח/פוליסה לא עוברים אוטומטית למודל גביה. הסנכרון מתבצע באופן יזום בתהליך השוואה מול תפעול.

3. רישום תשלומים

יש לרשום תשלום לכל קופה. בהתאם לסוג תשלום ישתנה הרכב שדות חובה.
כאשר ברשותכם קבץ ממעסיק בפורמט XML שבו דווחו התשלומים, ניתן לקלוט אותם בעזרת תוכנת היבוא עם פורמט "מעסיקים-קליטת תשלומים"

4. קליטת נתונים ממעסיק

שימו לב: יש לדאוג לנכונות מספר המזהה של המעסיק וחוסר כפילות באותו מספר.

קליטת דיווח מעסיק למערכת מתבצעת מקובץ אקסל בפורמט סטנדרטי.

כאשר המעסיק מעביר את הדיווח בפורמט XML (מגיע בד"כ עם סיומת DAT)  יש להמיר אותו לאקסל בעזרת תוכנת היבוא של רוביקון, פורמט "מעסיקים-המרה לאקסל"

לאחר קבלת קובץ מעסיק בפורמט אקסל יש לבצע השוואת הנתונים מולו, התאמות נדרשות ורישום תהליך גביה ראשי.

ניתן להסיק שתהליך הגביה תקין כאשר תשלומים שנרשמו לפי סעיף 3 למעלה מתאזנים מול סה"כ פרמיות בפוליסות (הפרש=0 או שולי):

5. הפקת קובץ ממשק.

כאשר למעסיק נרשם תהליך גביה בחודש שכר מסוים ניתן להפיק קובץ ממשק:
ניטוב למסך הרלבנטי:

מסך ראשי של רוביקון >> סרגל צד ימני >> חוצץ גביה >> כפתור "דוחות לתאגיד"
יש לעבור ללשונית "קובץ ממשק".

לצורך דיווח לפי תקנות האוצר החל משנת 2016 יש לבחור בפורמט "מעסיק-שוטף" או "מעסיק-דיווח שלילי".

6. שליחת קובץ ממשק ליצרן

הקובץ שהופק יש לשלוח ליצרן בדרך המקובלת עליו. עניינים טכניים לגבי שליחת הקובץ יש לפתור מול יצרן / מסלקה פנסיונית - בהתאם לנוהליהם. מומלץ להשתמש בכספות DCA.

מצב הדיווחים ברמת קופה ניתן לראות בשאילתות.
פירוט תשלומים לקופות וסטטוס קליטה ניתן לקבל בשאילתה "מעסיקים - תשלומים שוטפים"
פירוט תשלומים לקופות להם הופקו קבצים ניתן לראות בשאילתה "מעסיקים - תשלומים שדווחו"
פירוט תשלומים שנרשמו אך טרם הופקו קבצי דיווח ניתן לקבל בשאילתה "מעסיקים - תשלומים שטרם דווחו"

7. קבלת משוב (היזון חוזר)

אם היצרן שולח קבצי משוב - יש לקלוט אותם בפורמט יבוא "מעסיקים-קליטת משוב". 

כדי להפיק דוחות שגויים: תפריט עליון >> תכניות שירות >> דוחות למעסיק.
Ĉ
Shlomo Vinishsky,
4 באפר׳ 2017, 23:26