ניהול קטגוריות ושמות מסמכים

סיווג מסמכים מסודר חוסך הרבה זמן וכוח, אך לא רק זה: הוא פותח דרך לפעולות אוטומטיות, ניתוח נתונים מתוחכם והפקת סטטיסטיקה ברורה. לכן מומלץ מאד לתת לכל מסמך קטגוריה ושם סטנדרטיים.


להקמת קטגוריות/שמות מסמכים:


מתפריט עליון: תכניות שירות >> נוספות.


כפתורים "קטגוריות" ו"שמות מסמכים" נותנים גישה לעריכת רשימות. זה סך הכל רשימות של שמות.


כדי לשייך שמות מסמכים לקטגוריות יש לעבור ללשונית "שונות":



כאשר עומדים עם עכבר על שם קטגוריה מסוימת בחלונית הימנית, החלונית השמאלית מציגה את שמות המסמכים ששייכים לאותה קטגוריה.


כדי לשייך שמות מסמכים לקטגוריה יש לעמוד על שם הקטגוריה ולבצע לחיצה כפולה. ייפתח דו-שיח שיוך שמות:



כדי לשייך שם מסמך לקטגוריה יש להעבירו לצד השמאלי תחת כותרת "מסמכים שנבחרו". לאישור הפעולה וסגירה יש להקיש על .


טיפ: בחיים אמתיים הרשימה יכולה להיות לא מושלמת, לכן תמיד יעזור אם תהיה קטגוריה "לתיוק", כדי לא לתקוע את העבודה ולתת אפשרות להשלים את הסיווג בהתאם לתוכן שהצטבר תחת קטגוריה "לתיוק".


שימו לב: אותו שם מסמך ניתן לשייך לכמה קטגוריות.