תיוק שיטתי של דואר אלקטרוני

כאשר צריך לתייק כמות גדולה של מיילים, תיוק אינדיבידואלי של כל פריט עלול ליצור עומס מיותר וצווארי בקבוק בעבודה שוטפת. התמודדות עם המצב מתפצל להשגת שתי מטרות:


1. סינון מיילים שדורשים תיוק / תיוק בקטגוריה מסוימת


2. ביצוע שיוך מיילים לכרטיסי לקוחות/פוליסות באופן גורף ומהיר.


להשגת מטרה ראשונה יש להפעיל מנגנון כללים של אאוטלוק  למשל, אפשר לבנות כלל שכל הודעה (נכנסת ו/או יוצאת) שמכילה מילים "מינוי סוכן" בנושא הועברת לתיקיה "תיוק" של אאוטלוק. בסוף היום אפשר להיכנס לתיקיה ולהעתיק את כל המיילים הנמצאים בה לתיקיה במחשב בתור קבצי MSG. כדי לעשות זאת, יש לסמן את כל הפריטים הנמצאים בתיקיה, לבצע לחיצה ימנית בתוך הרשימה ולבחור בסעיף "העתק":



לאחר מכן לפתוח תיקיה בדיסק מוקדשת לתיוק ולבצע לחיצה ימנית >> "הדבק":



כתוצאה מזה בתיקיית היעד ייוצרו קבצי MSG:



בשלב זה אפשר למחוק אותם פריטים מאאוטלוק (או להעביר אותם לתיקיית ארכיון) כדי "לנקות את השולחן".

להשגת מטרה שנייה יש להפעיל מסך מפתוח של רוביקון ולתייק את קבצי הMSG בעזרתו. המסך יעזור בזיהוי הלקוחות כל עוד בשורת הנושא של מייל קיים מספר זהות של הלקוח. המסך יזהה את המספר בשלושת המצבים הבאים:


  • בשורת הנושא אין מספרים למעט מספר זהות

  • מספר זהות מוקף בסוגריים, לדוגמא: (123456789)

  • מספר זהות מוקף בסימני "<>", לדוגמא: <123456789>