תיוק דואר אלקטרוני מאאוטלוק

אפשר לתייק מייל שנמצא בתיבת דואר שלכם באאוטלוק ישירות לארכיון.


צעד 1:

לעמוד על המייל שברצונכם לתייק. בסגל העליון של אאוטלוק לעבור לחוצץ "רוביקון".



לרשותכם יופיעו שני כפתורים. להלן משמעותם:

:  כפתור זה נועד ליצירת מסמך ארכיון שיכיל את פריט אאוטלוק שלם, יחד עם נספחים במידה וקיימים. ממסמך כזה ניתן יהיה גם לענות למייל אפילו אחרי שהפריט יימחק מאאוטלוק .


: כפתור זה נועד ליצירת מסמך מכיל אחד הנספחים שמצורפים לפריט מייל.

בעקבות לחיצה על הכפתור נקבל דו-שיח לבחירת נספח בצורה הבאה:



יש לזהות את הנספח הרצוי ולהקליק על האופציה בהתאם.


המשך התהליך משותף לשני הכפתורים


בשלב הבא אנחנו נקבל מסך אופציות לקישור מסמך:



לחיצה על האופציה הרצויה תקדם אותנו לחיפוש לקוח/פוליסה/תביעה - בהתאם לבחירתנו. במקרה של קישור ללקוח ייפתח מסך חיפוש לקוח:



יש לאתר את הלקוח הרצוי ולהקליק על "בחר" או לבצע לחיצה כפולה על השורה.


הערה: קישור לכרטיס מסוים ברוביקון זה דבר הגיוני ביותר ברוב המקרים, אך טכנית אין זה חובה לקשור מסמך לישות כלשהי. אם לבחור ביטול בשלב חיפוש או בשלב בחירת כרטיס לקישור - תהליך יצירת המסמך יימשך ללא קישור.


במקרה שבחרנו קישור ללקוח ייתכן ונקבל שאלה הבאה:



אם לענות חיובית - דואר אלקטרוני של שולח המייל יתעדכן בכרטיס הלקוח.


בשלב זה אפשר לשמור את המסמך ולעשות פעולות רגילות אתו.

המשימה הושלמה.


תיוק דואר יוצא

 

על מנת לתייק מייל שנשלח מאאוטלוק, במקום להקליק על הלחצן הסטנדרטי "שלח" יש לעבור ללשונית "רוביקון" בפריט המייל ולהקליק על "שלח ותייק":

 

 

לאחר שליחת המייל המערכת תפעיל תהליך תיוק זהה לתיוק מייל נכנס המתואר למעלה.

 

ייתכן ותרגישו השהייה מסוימת בין לחיצה על הכפתור לתחילת תהליך התיוק. הסיבה לכך - זמן שלוקח תהליך העברת ההודעה לשרת הדואר, שליחת ההודעה על ידי השרת והחזרת העתק ההודעה עם חתימת השרת לאאוטלוק של המשתמש.