יבוא נתונים

מודול היבוא משמש קליטת פרודוקציה מיצרנים, מסמכי ארכיון ונתונים שונים. ניתן לנצל אותו גם לצורך המרת נתונים והפקת דוחות.
הנתונים יכולים להיות בפורמט TXT,CSV, XLS/X, XML


להפעלת מודול יבוא:

תפריט עליון >> תוכניות שירות >> יבוא
יופיע מסך כניסה להזדהות ואח"כ מסך היבוא:


בחירת פורמט

שלב ראשון להפעלת היבוא - בחירת פורמט (כפתור "בחר פורמט"):



רשימת הפורמטים די ארוכה, לכן יהיה נוח לצמצם אותה ולהציג רק את הפורמטים שנמצאים בשימוש. כדי לבחור פורמט לרשימת מועדפים יש לעמוד עליו עם עכבר, לבצע לחיצה ימנית ולבחור בסעיף "הוסף למועדפים":



פעולה זו יש לבצע לגבי כל פורמט רצוי ולאחר מכן ללחוץ על כפתור "מועדפים".

הרשימה תצטמצם בהתאם. לחיצה חוזרת על הכפתור תחזיר את המצב לרשימה מלאה.


ניתן גם לצרף הערות שלכם לכל פורמט בעזרת סעיף "הערות לפורמט" (ראה תמונה למעלה) או באמצעות קליק על המלל בצבע ירוק בתחתית המסך:



לאחר הוספת הערות הן יופיעו במקום הנ"ל בכל פעם שהפורמט היה מסומן (נבחר)
.

חשוב: כאשר בוחרים פורמט לצורך ביצוע קליטת הנתונים יש לסמן את שם הפורמט הראשי ולא תת-פורמט כלשהו. תת-פורמטים מופיעים כאשר מקליקים על "+" ליד שם הפורמט.

בחירת אופציות יבוא

אם בפורמט קיימות אופציות, מיד לאחר בחירת פורמט יקפוץ מסך אופציות יבוא (שיכול להיות שונה לפורמטים שונים), למשל:


האופציה שקיימת בפורמטים רבים היא "נעל לקוחות לאחר היבוא". מומלץ תמיד לסמן "כן" כאשר מדובר בקליטת פרודוקציה מיצרנים. האופציה מנטרלת עדכון פרטים כללים של לקוחות: שמות, טלפונים, כתובות - הנתונים שבדרך כלל לא עדכניים בחברות ביטוח.

אם ברצונך להשאיר את האופציות כמו שהן מופיעות במסך שקפץ ללא שינוי - צריך להקליק על "סגור".

בחירת קובץ נתונים

יש לשמור קובץ / קבצי הנתונים בתיקיה נפרדת.
קובץ נתונים צריך להיות לא מכווץ (לא בפורמט כמו ZIP,ARJ,RAR וכו')
בקבצי פרודוקציה יש משמעות לשם הקובץ, לכן אסור לשנות אתו. לצורך זיהוי הקבצים צרו תיקיות עם שמות שנוח לזהות.

לבחירת קובץ נתונים יש להקליק על כפתור "קובץ נתונים" ולבחור בקובץ אחד שרירותי מתוך התיקייה שהכנתם. היבוא יעבור על כל התיקייה אלא אם כן קיים הסבר מיוחד אחר לפורמט.

ביצוע יבוא

לצורך ביצוע יש ללחוץ על כפתור "התחל". במסך תוצג התקדמות התהליך.
בסוף התהליך תוצג הודעת סיום.

ניתן להשאיר יבוא לרוץ ברגע ולהמשיך לעבוד ברוביקון.

עיון בקובץ (תצוגה מקדימה של תוכן)


לפעמים יש צורך לחקור את תוכן הקובץ/ים, למשל, כדי לבדוק אם הקובץ מתאים לפורמט מסוים. 

ניתן לעשות זאת בצעדים הבאים:


  1. לפתוח מסך בחירת פורמט

  2. למצוא את הפורמט הרצוי

  3. אם הפורמט מורכב מתת-פורמטים, יש לפתוח "+" ליד שם הפורמט:


יש לבחור אחד מתת-הפורמטים מרשימה שנפתחה. בדוגמה למעלה נבחר תת-פורמט "פוליסות".

כאשר לא פותחים את ה"+" ובוחרים בפורמט הראשי - תתייחס התוכנה לתת-פורמט הראשון.


  1. לבחור קובץ נתונים בדיוק באותה צורה כמו לצורך יבוא

  2. לאשר אופציות יבוא (לא רלבנטי במקרה של תצוגה).

  3. לעבור לכפתור "עיין בקובץ" >> לפתוח חץ שלידו. נפתחות כמה אופציות:

  1. הכל: להציג את כל הנתונים הרלבנטיים לתת-פורמט שנבחר

  2. רק חדשים: להציג רק נתונים שטרם קיימים במערכת (יש משמעות לפעולה זו רק לפני קליטת הקובץ/ים)

  3. רק קיימים: נתונים שכבר קיימים במערכת

  4. שגויים: להציג הבדלים בנתונים הקיימים במערכת לעומת הנתונים שבקובץ/ים.


לאחר בחירת האופציה הרצויה יעלה מסך עם נתונים שאפשר יהיה להעביר לאקסל להמשך הניתוח/מעקב.


אם במקום פתיחת התפריט להקליק על הכפתור "עיין בקובץ" - תתבצע אופציה "הכל".


עיון בקובץ לא מבצע עדכונים כלשהם ולכן אין שום סכנה לפגוע בנתונים הקיימים במערכת.